Como preparar um plano de formação

A formação profissional é um dos investimentos com maior retorno para uma empresa, desde que seja planeada. Ações avulsas, escolhidas porque surgiu uma oferta ou porque um colaborador pediu, raramente produzem os efeitos esperados. Um plano de formação organiza esse investimento: identifica o que é preciso aprender, quem deve aprender, como e quando.

Diagnóstico das necessidades de formação

Tudo começa por perceber a distância entre as competências que a empresa tem e as que precisa de ter. As fontes de informação são várias: os objetivos estratégicos para os próximos tempos, os resultados das avaliações de desempenho, as mudanças tecnológicas ou legais previstas, as reclamações de clientes e as sugestões das chefias e dos próprios colaboradores. Entrevistas curtas e questionários simples são suficientes numa PME.

Definir prioridades e objetivos

Nem todas as necessidades podem ser satisfeitas ao mesmo tempo. Priorize as que têm maior impacto no negócio ou que são obrigatórias por lei, como a segurança e saúde no trabalho. Para cada ação, defina um objetivo concreto: o que o formando deverá ser capaz de fazer no final que não fazia antes.

Escolher as modalidades

• Formação interna: ministrada por colaboradores experientes, aproveita o conhecimento da casa e tem custos reduzidos.
• Formação externa: cursos de entidades formadoras, úteis para competências especializadas.
• Formação à distância: plataformas online permitem flexibilidade de horários e chegam a equipas dispersas.
• Formação no posto de trabalho: acompanhamento, tutoria e rotação de funções, muitas vezes as mais eficazes.

Estruturar o plano

O documento deve reunir, para cada ação, o tema, os destinatários, os objetivos, a modalidade, a duração, o calendário, o formador ou entidade, o custo estimado e o responsável pelo acompanhamento. Um calendário bem pensado evita picos de atividade e garante que as equipas não ficam desfalcadas. Verifique também a existência de apoios públicos ou programas cofinanciados que possam reduzir o custo.

Comunicar e envolver

Os colaboradores devem conhecer o plano e perceber o que se espera deles. Quando as pessoas compreendem porque estão a ser formadas, a participação e a aplicação prática aumentam. As chefias têm um papel decisivo: devem criar condições para que o que se aprende seja usado no dia a dia.

Avaliar os resultados

A avaliação não se limita a perguntar se os formandos gostaram da ação. Interessa saber se aprenderam, se mudaram a forma de trabalhar e se essa mudança teve efeito nos resultados da empresa. Estas conclusões alimentam o diagnóstico do ciclo seguinte e tornam cada novo plano de formação mais certeiro.