Índice

Como preparar e gerir uma reunião

Introdução
Abordagem evolutiva das reuniões
Como realizar uma reunião de sucesso
Fase 1: Antes da reunião
Fase 2: Durante a reunião
Fase 3: Após a reunião

• Infância: Representa o momento em que os participantes estão juntos pela primeira vez. É preciso enunciar claramente as regras a respeitar, nomeadamente: a pontualidade, o tipo de preparação necessária e como se pretende que o encontro se desenrole.
• Adolescência: Na adolescência, os participantes exaltam-se. É neste período que o moderador deve reforçar o controlo e canalizar a energia dos participantes para áreas específicas. Mais tarde, a reunião passa por uma fase adulta em que o animador se torna apenas um facilitador.
• Maturidade: Quando o grupo se reúne regularmente, a reunião entra rapidamente num período de maturidade, em que, na teoria, o animador já não é indispensável. Os participantes conhecem-se bem, estão habituados a terem reuniões juntos e o clima gerado é de menos tensão.

Fazer um plano

• Qual é o objectivo da reunião? Pretende fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão? Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
• Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no assunto como uma frase do tipo: "Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova política, para que aprovem o orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista de recomendações para poder tomar uma decisão sobre o problema X".
• A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objectivos propostos ou existem meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?.
• Quem precisa de estar presente? Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?

Divulgar o plano da reunião

• Hora da reunião;
• Local;
• Objectivos e assuntos a serem discutidos;
• Resultados esperados;
• Preparação necessária por parte de cada um dos participantes.

Antecipar o que pode correr mal

• Melhore o seu planeamento: Não deixe de pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas seus que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.
• Tente reunir consenso: Consiga o consenso sobre regras básicas para que todos apoiem as tarefas programadas e não se dispersem.
• Defina o tempo de intervenção: Para que não seja mal entendido se tiver que interromper um participante que está a tentar monopolizar o tempo de conversa, no início da reunião, pode anunciar o tempo médio de intervenção da cada pessoa.

Cumpra as regras

• Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da reunião. Pode utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram discutidos.
• Ter o material certo à mão: O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas. Enquanto decorre a reunião, utilize, por exemplo um bloco de folhas gigantes, onde alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de todos, promoverá o debate e transmitirá auto-confiança aos participantes.
• Evitar a dispersão: Se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O importante é procurar os pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, perdendo o tempo necessário para clarificar mal-entendidos antes de passar para a frente. Eleja ou peça a um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os consensos. Termine a reunião com um resumo das conclusões e especificando as etapas seguintes.
• Rotatividade de funções: Poderá estabelecer um sistema rotativo em que um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.

Controle os comportamentos

• Os agressivos: Alguns quadros tentam tomar o lugar do animador, agredindo-o para afirmar a sua autoridade: "Estamos a perder tempo. Só há uma solução possível(...)Vamos mas é fazer isto(...)" A melhor estratégia é aliar-se a eles, valorizando-os, por exemplo: "Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que domina o assunto. Mas como sabe, não é o caso de todos os que estão aqui. Seria por isso útil ouvir os outros participantes".
• Os que estão distraídos: Se houver muitas conversas periféricas, convide as pessoas a partilharem os seus pontos de vista com os outros participantes. Quando todos falam com o vizinho, o melhor é levantar-se e escrever no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ver o animador a escrever capta a atenção do grupo que acaba por sossegar.
• Os que monopolizam: Os participantes que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O animador resume a intervenção e relança o debate no grupo.
• Os tímidos: Os participantes mais tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham confiança com esta solicitação e podem opinar sobre outros pontos.

• Hindle, Tim; Organiser une réunion, Mango Pratique; 1998.
• Butler, Ava S.; TeamThink; McGraw-Hill, 1996.

• Harvard Management Communication Letter -The Effective Meeting: A Checklist for Success; www.hbsp.harvard.edu

Autor: Portal Executivo