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| Manual | ||||||||||||||
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Como implementar um sistema de controlo de gestão |
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Introdução
Nos passos iniciais, compete aos gestores fixar os objectivos quantificados até ao final do respectivo período. Esses objectivos devem ser fixados mensalmente ou trimestralmente. Os planos de acção constituem os instrumentos dos gestores para atingir os objectivos. Para elaborarem os planos de acção, os gestores têm de escolher os seguintes meios:
Finalmente, o último passo constitui em avaliar os desempenhos do período em cada sector.
Tendo em conta o atraso que quase sempre se verifica na disponibilidade dos balanços e das demonstrações de resultados anuais, estes documentos não podem constituir uma ferramenta de gestão. Nesta fase são efectuadas, no entanto, análises pontuais do custo ou da margem gerada por um determinado produto ou actividade. Estas análises não são efectuadas ciclicamente e nem sempre incidem sobre todos os produtos ou actividades. A partir daqui, a evolução passa por:
Primeira faseA primeira fase do controlo retrospectivo incide sobre a contabilidade geral operacional, os procedimentos administrativos e circuitos de informação e o "tableau de bord" único.Nesta fase já se verifica uma melhoria relativamente ao que existia inicialmente na forma de uma contabilidade geral operacional. Isto significa que poderá servir como instrumento de gestão. Nesta etapa os dados mensais ou trimestrais já devem permitir dispor de resultados significativos e em condições de serem utilizados. Caso contrário, há que introduzir procedimentos administrativos e definir circuitos de informação adequados. É também nesta fase que surge o instrumento "tableau de bord" único, ou seja o "tableau de bord" global da empresa. Segunda faseA segunda fase deste controlo vai incidir sobre a contabilidade analítica, os centros de responsabilidade e os "tableaux de bord" informativos. Esta fase surge como uma evolução natural da anterior ao constatar os resultados mensais significativos, mas globais. Se o nível destes resultados for preocupante, então deverão ser analisados mais profundamente, tendo em vista detectar as origens do problema, o que constitui o âmbito da contabilidade analítica.A contabilidade analítica implica uma organização em centros de custo que será o embrião dos futuros centros de responsabilidade. Naturalmente, há tentativas de medir especificamente os resultados de cada centro de custo. Por isso, o instrumento "tableau de bord" deve ter também em conta os vários centros de custo, utilizando os indicadores mais adequados para cada um deles. Nestas duas fases não é utilizado nenhum instrumento previsional. Em ambos os casos, a perspectiva do controlo de gestão é o passado, determinando os resultados, quer global, quer detalhadamente, mas de modo retrospectivo.
Os "tableaux de bord" permaneceram nesta fase mas já estão complementados pelos elementos previsionais dos orçamentos. Passam então do estádio de instrumento informativo ao de sinal de alerta. A segunda fase do controlo de gestão prospectivo prevê a criação de um plano estratégico a longo prazo.
Primeira fase - Introdução do plano operacionalEsta fase introduz o plano operacional a médio prazo e complementa a "linha de produtos" instrumentos de pilotagem. Até ao momento existia uma justaposição de diversos instrumentos de pilotagem. Este elemento inicia a integração dos instrumentos previsionais:
Por isso, esta etapa permite a concordância no tempo da elaboração dos planos e do orçamento. Um calendário organiza o trabalho previsional. Por exemplo, o período Março e Abril é utilizado para elaborar o plano estratégico. A discussão do plano operacional situa-se em Junho e Julho e, finalmente, o orçamento será elaborado entre Outubro e Dezembro. Segunda fase - Acompanhamento integradoSegue-se a fase do acompanhamento previsional integrado, durante a qual se procura ultrapassar os referidos inconvenientes de rigidez e complementar a integração dos instrumentos de controlo de gestão. Quando não há integração, o trabalho de acompanhamento dos resultados por um lado, e o trabalho previsional por outro, são considerados como disciplinas diferentes, realizados em momentos diferentes.O âmbito do "acompanhamento previsional integrado" nesta fase é precisamente uma prática simultânea dos diversos instrumentos. No final de um trimestre, por exemplo, apoiando-se nos "tableaux de bord" e no controlo orçamental, a análise dos resultados e dos desvios permite localizar as acções correctivas necessárias. A formalização e a quantificação dessas acções correctivas levam à valorização dos novos meios decididos e das consequências esperadas a curto e a médio prazo. Essas novas previsões vêm alterar em particular as previsões iniciais efectuados no orçamento anual. Caso esta nova previsão demonstre claramente que certos resultados anuais serão bastante diferentes do que foi previsto anteriormente, serão geradas alterações no plano a médio prazo, como seja atrasar, adiantar ou cancelar alguns projectos do segundo ano. Alterar o plano a médio prazo ou a pilotagem da empresa implica uma actualização permanente. O objectivo principal desta integração é proporcionar condições para que se possa determinar o ponto de aplicação das acções correctivas no processo de gestão, pela quantificação dos resultados esperados a curto, médio ou longo prazo. Glossário
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Autor: PME Negócios |
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